Τι χρειάζεται να γνωρίζετε σχετικά με τις λειτουργίες φωνής και τηλεδιάσκεψης

Φωνή και τηλεδιάσκεψη

Ο συνδυασμός των συστημάτων φωνής και δεδομένων της εταιρείας σας μπορεί να διευκολύνει την επικοινωνία και την κοινή χρήση πληροφοριών. Ενοποιώντας το δίκτυο τηλεφωνίας και υπολογιστών της επιχείρησής σας, τα μέλη των ομάδων μπορούν εύκολα να επικοινωνούν μεταξύ τους, όπου και αν βρίσκονται, και παράλληλα μπορείτε εύκολα να κατευθύνετε τους υπάρχοντες και μελλοντικούς πελάτες στους βέλτιστους πόρους.
Καθώς η επιχείρησή σας αναπτύσσεται, η τεχνολογία επικοινωνιών που βασίζεται σε IP σάς επιτρέπει να προσθέτετε νέους εργαζόμενους, απομακρυσμένα γραφεία και τηλε-εργαζόμενους, με ελάχιστο κόπο και κόστος. Σε κάθε βήμα, η ομάδα σας έχει στη διάθεσή της τα εργαλεία επικοινωνίας που απαιτούνται για την επιτυχία της επιχείρησής σας.

Συγκεντρωτική προσέγγιση

Για να κατανοήσετε την έννοια των ενοποιημένων επικοινωνιών, αναλογιστείτε όλα τα εργαλεία που χρησιμοποιεί τώρα η επιχείρησή σας: τηλέφωνο γραφείου, κινητό τηλέφωνο, φαξ, Internet, φωνητικό ταχυδρομείο και άλλα, πιθανώς. Έπειτα αναλογιστείτε όλες τις εφαρμογές παραγωγικότητας που χρησιμοποιείτε: ημερολόγια, προγράμματα λογισμικού συσκέψεων και συναντήσεων, ηλεκτρονικό ταχυδρομείο και δυνατότητα ανταλλαγής μηνυμάτων. Τώρα, αντί για ξεχωριστά εργαλεία, μπορείτε να έχετε μία λύση που να τα συνδυάζει όλα διευκολύνοντας τις εξής εργασίες:
• Πραγματοποίηση συσκέψεων από απομακρυσμένες τοποθεσίες χρησιμοποιώντας τεχνολογία ήχου, βίντεο ή Web
• 'Αμεση επικοινωνία μεταξύ των μελών διαφόρων ομάδων χωρίς εκνευριστικές ειδοποιήσεις αναπάντητων κλήσεων
• Πρόσβαση σε βασικές τεχνολογίες μέσω ασύρματων συσκευών
• Σύνδεση πελατών με το σωστό πρόσωπο, τη σωστή στιγμή
• Δυνατότητα απασχόλησης των εργαζομένων οπουδήποτε υπάρχει σύνδεση στο Internet
• Εύκολη προσθήκη και ενσωμάτωση νέων εργαζομένων, εξοικονομώντας χρόνο και χρήμα
• Προστασία της επιχείρησής σας από εισβολείς, ιούς και άλλους κινδύνους για την ασφάλεια
Εδώ μπορείτε να μάθετε πώς συνεργάζονται, για το σκοπό αυτό, τα επιμέρους εργαλεία ενός συστήματος ενοποιημένων επικοινωνιών με δυνατότητες φωνής και τηλεδιάσκεψης.
Τηλεφωνία IP
Τηλεφωνική υπηρεσία -περιλαμβάνει σήμα τηλεφωνικού κέντρου, μεταφορά, αναμονή, τηλεδιάσκεψη και λοιπές τυπικές δυνατότητες- που συνδέεται μέσω του δικτύου δεδομένων σας. Οι εργαζόμενοι μπορούν να μεταφέρουν κλήσεις σε οποιοδήποτε πρόσωπο στην εταιρεία, ανεξαρτήτως τοποθεσίας, και οι απομακρυσμένοι εργαζόμενοι έχουν πρόσβαση σε όλες τις υπηρεσίες τηλεφώνου μέσω ασφαλούς σύνδεσης εικονικού ιδιωτικού δικτύου (VPN) με το γραφείο.
Λογισμικό
Το λογισμικό φωνής και τηλεδιάσκεψης επιτρέπει στους εργαζόμενούς σας π.χ. να πραγματοποιούν εύκολα κλήσεις τηλεδιάσκεψης, να κάνουν κοινή χρήση παρουσιάσεων, να βλέπουν ζωντανά τους άλλους μέσω βιντεοδιάσκεψης και να ανταλλάσσουν άμεσα μηνύματα. Όλες αυτές οι δυνατότητες καθίστανται διαθέσιμες μέσω μίας εύχρηστης συσκευής.
Λύσεις για διαρκή παρουσία
Δώστε τέλος στις ειδοποιήσεις αναπάντητων κλήσεων και στο χαμένο χρόνο προσπαθώντας να επικοινωνήσετε με κάποιο πρόσωπο που λείπει εκτός γραφείου. Οι εφαρμογές «παρουσίας» (οι οποίες παρέχουν πληροφορίες κατάστασης σε πραγματικό χρόνο σχετικά με τους διαθέσιμους συνδεδεμένους χρήστες) σάς επιτρέπουν να ελέγχετε τη διαθεσιμότητα, την τοποθεσία και τις πληροφορίες επικοινωνίας των συναδέλφων σας σε πραγματικό χρόνο.
Ενοποιημένη λειτουργία ανταλλαγής μηνυμάτων
Φανταστείτε να μπορείτε να λαμβάνετε όλα τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, τα φωνητικά μηνύματα και τα φαξ στα Εισερχόμενα του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας. Η ενοποιημένη λειτουργία ανταλλαγής μηνυμάτων σάς το επιτρέπει, καθώς αποτελεί έναν εύκολο τρόπο να παραμένετε συνδεδεμένοι με τα εργαλεία που χρησιμοποιείτε καθημερινά.
Τηλεδιασκέψεις με πολυμέσα
Οι λύσεις τηλεδιάσκεψης επιτρέπουν σε απομακρυσμένους εργαζόμενους και ομάδες να πραγματοποιούν διασκέψεις χρησιμοποιώντας φωνή, βίντεο, Web ή συνδυασμό όλων αυτών. Η λειτουργία τηλεδιασκέψεων με πολυμέσα επιτρέπει την πραγματοποίηση διασκέψεων, όπου όλοι μπορούν να συμμετέχουν εύκολα και να συνεργάζονται καλύτερα.

Πώς οι επιχειρήσεις χρησιμοποιούν τις λειτουργίες φωνής και τηλεδιάσκεψης

Τα εργαλεία φωνής και τηλεδιάσκεψης βελτιώνουν τις επικοινωνίες και σας βοηθούν να παρέχετε καλύτερη εξυπηρέτηση πελατών, να επιτρέπετε την εργασία εν κινήσει και να προσφέρετε στους συνεργάτες σας πρόσβαση στα δεδομένα της αλυσίδας εφοδιασμού σας.
Εδώ παρουσιάζονται ορισμένοι τρόποι με τους οποίους οι επιχειρήσεις επωφελούνται από τις λύσεις φωνής, τηλεδιάσκεψης και ενοποιημένων επικοινωνιών:
Εξυπηρέτηση πελατών
• Προσφέρετε στους πελάτες εύκολη, άμεση πρόσβαση στην επιχείρησή σας.
• Επιτρέψτε την εμφάνιση αναδυόμενων παραθύρων με πληροφορίες πελατών στις οθόνες των εργαζομένων σας, καθώς ο πελάτης καλεί.
Με την τεχνολογία κέντρου εξυπηρέτησης πελατών, ως μέρος μιας λύσης ενοποιημένων επικοινωνιών, η εταιρεία σας μπορεί να προσφέρει πολλές διαφορετικές επιλογές επικοινωνίας, όπως τηλέφωνο, φαξ, ηλεκτρονικό ταχυδρομείο ή λειτουργία ανταλλαγής μηνυμάτων «click-to-chat». Η λύση που προσφέρεται από τη Cisco συνδυάζει όλες αυτές τις δυνατότητες επιτρέποντας στην ομάδα υποστήριξης να παρέχει ταχύτερες και αποτελεσματικότερες υπηρεσίες.
Φορητότητα
• Πρόσβαση στο γραφείο από απομακρυσμένα σημεία για φωνή, βίντεο ή δεδομένα
• Πλήθος επιλογών για απομακρυσμένη τηλεδιάσκεψη
• Βελτίωση δυνατοτήτων επικοινωνίας και ανταποκρισιμότητας των εργαζομένων από απόσταση
Οι εργαζόμενοι πλέον δεν εκτελούν την εργασία τους μόνο από το γραφείο. Βρίσκονται εκτός της εταιρείας, στους χώρους του πελάτη για πωλήσεις, στο αεροδρόμιο, στο σπίτι ή σε άλλες εγκαταστάσεις της εταιρείας σας. Οι εργαζόμενοι μπορούν να ενοποιήσουν όλες τις εισερχόμενες επαγγελματικές κλήσεις (σε κινητά τηλέφωνα, τηλέφωνα οικιακού γραφείου ή σε οποιοδήποτε προσωρινό τηλέφωνο τηλε-εργασίας) σε έναν επαγγελματικό τηλεφωνικό αριθμό και να λαμβάνουν τις κλήσεις αμέσως όπου και αν εργάζονται.
Συνεργασία
• Εύκολη πρόσβαση σε εργαλεία συνεργασίας
• Λειτουργίες ημερολογίου και ανταλλαγής μηνυμάτων για εύκολο συντονισμό
Οι λύσεις φωνής, τηλεδιάσκεψης και ενοποιημένων επικοινωνιών επιτρέπουν την πρόσβαση στα εργαλεία συνεργασίας που είναι απαραίτητα για την πραγματοποίηση συναντήσεων και συσκέψεων με φωνητικές υπηρεσίες και μέσω Web, για υπηρεσίες βίντεο, φωνητικού ταχυδρομείου και άλλες χρησιμοποιώντας ένα ενιαίο εύχρηστο περιβάλλον εργασίας χρήστη σε πολλές διαφορετικές ενσύρματες και ασύρματες συσκευές.
Μείωση κόστους, βελτίωση παραγωγικότητας
• Τηλεφωνικά συστήματα IP που συμβάλλουν στη μείωση του κόστους τηλεφωνικών χρεώσεων
• Συνδυασμένο δίκτυο φωνής και δεδομένων για απλουστευμένη εγκατάσταση και διαχείριση
• Ενοποιημένη λειτουργία ανταλλαγής μηνυμάτων για μείωση του χρόνου διαχείρισης μηνυμάτων
• Φωνητικές υπηρεσίες και τηλεδιάσκεψη μέσω Web για βελτίωση της παραγωγικότητας και μείωση του κόστους μετακινήσεων

Πώς να ξεκινήσετε με τις λειτουργίες φωνής και τηλεδιάσκεψης

Είστε έτοιμοι να ξεκινήσετε; Παρακάτω ακολουθεί μια λίστα με τα θέματα που θα πρέπει να λάβετε υπόψη σας:
Κατάσταση του τρέχοντος δικτύου σας
Γενικώς ισχύει ότι τα δίκτυα νέας γενιάς παρέχουν σταθερότερες βάσεις για τεχνολογίες φωνής και τηλεδιάσκεψης. Όταν θα ξεκινήσετε τη διαδικασία αναβάθμισης δικτύου, λάβετε υπόψη σας τους εξής παράγοντες:
• Παλαίωση - Εάν το δίκτυό σας είναι το ίδιο εδώ και περισσότερα από πέντε έτη, κατά πάσα πιθανότητα θα πρέπει να αναβαθμιστεί.

Τηλεφωνικό σύστημα
Εάν κάνετε αναβάθμιση σε τηλεφωνικό σύστημα IP, τι θα απογίνει το υπάρχον σύστημα φωνητικών επικοινωνιών της εταιρείας σας; Δεν χρειάζεται απαραιτήτως να καταργήσετε το εταιρικό PBX. Η μετάβαση σε ενοποιημένο δίκτυο μπορεί να γίνει με το ρυθμό που εσείς θα επιλέξετε. Έτσι, εξασφαλίζετε για την εταιρεία σας ομαλή μετάβαση στο νέο τηλεφωνικό σύστημα IP.

Εξοικείωση εργαζομένων
Προκειμένου αυτή η επένδυση να αποδώσει τα μέγιστα στην εταιρεία σας, θα χρειαστείτε ένα σύστημα το οποίο βασικά θα χρησιμοποιούν οι εργαζόμενοί σας. Βοηθήστε τους εργαζόμενούς σας να κατανοήσουν τα εξής:
• Για ποιο λόγο κάνετε αυτές τις αλλαγές - Οι εργαζόμενοι θα έχουν κίνητρο να χρησιμοποιήσουν ένα νέο σύστημα και να αποδεχτούν τυχόν προσαρμογές από την πλευρά τους, εάν κατανοήσουν τη σημασία που έχει για αυτούς και για την εταιρεία.
• Τι χρειάζεται να κάνουν - Οι άνθρωποι, γενικώς, προσεγγίζουν θετικότερα τις αλλαγές στις οποίες συμμετέχουν. Γνωστοποιήστε στους εργαζόμενούς σας τους τρόπους με τους οποίους χρειάζεται να εργάζονται ή να κάνουν κοινή χρήση πληροφοριών κατά τη μετάβαση ή μετά την ολοκλήρωσή της.
• Πώς θα ωφεληθούν - Τα οφέλη από τις υπηρεσίες φωνής και τηλεδιάσκεψης θα είναι σημαντικά. Ενημερώστε τους εργαζόμενους σχετικά με τα πλεονεκτήματα, ώστε να αντιμετωπίσουν θετικά την αλλαγή.

Εκπαίδευση
Οι υπηρεσίες φωνής και τηλεδιάσκεψης ανοίγουν νέους ορίζοντες με πλήθος δυνατοτήτων που επιτρέπουν στους εργαζόμενούς σας να κάνουν κοινή χρήση πληροφοριών και να επικοινωνούν συνεχώς. Με την ανάλογη εκπαίδευση θα επιτευχθεί γρήγορα και εύκολα αύξηση της παραγωγικότητας, βελτίωση των επικοινωνιών και εξοικονόμηση χρόνου. Η εκπαίδευση συνιστάται για να εξασφαλιστεί ότι αυτά τα εργαλεία αξιοποιούνται πλήρως και ότι οι εργαζόμενοι επωφελούνται στο μέγιστο από την επένδυσή σας.

Ασφάλεια
Η εταιρεία σας πρέπει να προστατεύει την υποδομή, τις πληροφορίες και τις εφαρμογές της. Με έναν αποτελεσματικό σχεδιασμό ασφάλειας, μπορείτε να είστε βέβαιοι ότι καλύπτεστε πλήρως και ότι αποτρέπονται οι τρέχουσες και μελλοντικές επιθέσεις.
• Χρειάζεστε διαφορετικά επίπεδα πρόσβασης για τα διάφορα μέλη της ομάδας σας;
• Θα μπορείτε να ελέγχετε ποιος χρήστης αποκτά πρόσβαση στις πληροφορίες και στα δίκτυα από οποιονδήποτε τύπο συσκευής;
• Πώς το σύστημα θα προστατεύει τις εταιρικές επικοινωνίες και θα περιορίζει την ανεπιθύμητη πρόσβαση στις εταιρικές πληροφορίες;
• Παρέχει η λύση που έχετε επιλέξει προστασία βραχυπρόθεσμα και μακροπρόθεσμα;